Ei postittamista, ei tulostamista, ei odottelua. Pöytäkirja lähtee allekirjoitukseen sähköpostilinkillä ja palaa valmiina muutamassa minuutissa, vaikka allekirjoittajat olisivat eri kaupungeissa.
- Pöytäkirja allekirjoitettu muutamassa minuutissa, myös etänä - jokainen allekirjoittaja hoitaa oman osuutensa omalta laitteeltaan, omaan tahtiin.
- Vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla, juridisesti pätevä (eIDAS) - allekirjoituksen takana on oikea henkilöllisyyden varmennus, ei pelkkä sähköpostiviesti.
- 0,70 euroa per vahva allekirjoitus, ei kuukausikuluja - maksat vain käytöstä, ei tyhjistä kuukausista.
- DVV-sertifioitu palvelu, Telia-tunnistus - viranomaistason luotettavuus ilman byrokratiaa.
Kevyt allekirjoitus
- ALV 0%
- Henkilöllisyys vahvistetaan sähköpostin avulla (SES)
- eIDAS-asetuksen (EU 910/2014) mukainen allekirjoitus
- Ei minimiostorajaa
- Rajaton määrä käyttäjiä
- Kaikki toiminnallisuudet sisältyvät hintaan
Vahva allekirjoitus
- ALV 0%
- Vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella
- Sähköinen allekirjoitus (AdES) eIDAS (EU 910/2014) mukaisesti
- Ei minimiostorajaa
- Rajaton määrä käyttäjiä
- Kaikki toiminnallisuudet sisältyvät hintaan
Kuvittele tilanne: hallituksen kokous on juuri pidetty, pöytäkirja on kirjoitettu, mutta puheenjohtaja on Helsingissä, yksi jäsen Tampereella ja toinen Oulussa. Ennen piti odottaa postia, pyytää skannauksia tai toivoa, että kaikki pääsevät paikalle. Nyt sama asia hoituu sähköisesti muutamassa minuutissa. Allekirjoittajat saavat linkin sähköpostiin, tunnistautuvat omilla pankkitunnuksillaan ja pöytäkirja on allekirjoitettu.
Miksi pöytäkirja vaatii allekirjoituksen ja mitä laki sanoo?
Kaikki kokoukset eivät ole keskenään samanarvoisia lainsäädännön näkökulmasta. Osakeyhtiön hallituksen kokouksessa laadittu pöytäkirja on allekirjoitettava, ja tästä säädetään suoraan osakeyhtiölaissa: OYL 6:6 mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja, ja jos eriävä mielipide on esitetty, myös sen esittäjä. Yhtiökokouksen pöytäkirjaa koskevat vastaavat vaatimukset OYL 5:23 nojalla, jossa vaaditaan puheenjohtajan lisäksi vähintään yksi kokouksessa valittu tarkastaja.
Yhdistyksessä tilanne on hieman joustavampi, mutta yhdistyslain 33 § edellyttää silti pöytäkirjan allekirjoittamista. Puheenjohtajan ja sihteerin nimikirjoitus riittää useimmissa tapauksissa. Sähköinen allekirjoitus kelpaa tähän täysin laillisesti: eIDAS-asetus (EU 910/2014) tunnustaa sähköisen allekirjoituksen oikeudellisen pätevyyden koko EU:n alueella. Lisätietoa viranomaislähteestä löydät Kyberturvallisuuskeskuksen sivuilta.
| Pöytäkirjatyyppi | Laki / peruste | Vaaditut allekirjoittajat | Suositeltu allekirjoitustaso |
|---|---|---|---|
| Osakeyhtiön hallituksen pöytäkirja | OYL 6:6 | Puheenjohtaja (+ eriävän mielipiteen esittäjä) | Vahva (AdES) |
| Yhtiökokouksen pöytäkirja | OYL 5:23 | Puheenjohtaja ja vähintään yksi tarkastaja | Vahva (AdES) |
| Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja | Yhdistyslaki 33 § | Puheenjohtaja ja sihteeri | Kevyt tai vahva (AdES) |
| Osuuskunnan hallituksen pöytäkirja | Osuuskuntalaki 6:6 | Puheenjohtaja | Vahva (AdES) |
| Sisäinen palaverimuistio | Ei lakisääteistä vaatimusta | Vapaaehtoinen | Kevyt (SES) |
Kevyt vai vahva allekirjoitus pöytäkirjaan?
Kaikki allekirjoitukset eivät ole samanarvoisia, ja tämä ero kannattaa ymmärtää ennen kuin valitset palvelun. Kevyt sähköinen allekirjoitus (SES) perustuu sähköpostiverifiointiin: allekirjoittaja klikkaa linkkiä ja vahvistaa identiteettinsä sähköpostiosoitteellaan. Tämä riittää hyvin sisäisiin palaverimuistioihin tai pienempien yhdistysten kokouksiin, joissa virallisia rekisteröintivelvoitteita ei ole.
Hallituksen pöytäkirjaan ja kaupparekisteriin toimitettaviin asiakirjoihin suositeltu ratkaisu on vahva allekirjoitus (AdES), jossa tunnistautuminen tapahtuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lue lisää siitä, miten sähköinen allekirjoitus pankkitunnuksilla toimii käytännössä. Kaupparekisteri-ilmoituksiin liitetyissä pöytäkirjoissa vahva allekirjoitus on lähes aina oikea valinta, koska se jättää kiistattoman jäljen allekirjoittajan henkilöllisyydestä.
Hintataso vaihtelee myös allekirjoitustason mukaan. Jos haluat vertailla eri palveluvaihtoehtoja, kannattaa lukea artikkeli sähköisen allekirjoituksen hinnasta ennen päätöstä.
| Ominaisuus | Kevyt allekirjoitus (SES) | Vahva allekirjoitus (AdES) |
|---|---|---|
| Tunnistautumistapa | Sähköposti | Pankkitunnukset tai mobiilivarmenteet |
| Hinta (Bink) | 0,40 €/kpl | 0,70 €/kpl |
| eIDAS-asetus | Kyllä (SES) | Kyllä (AdES) |
| Soveltuu hallituksen pöytäkirjaan | Rajoitetusti | Kyllä, suositeltu |
| Soveltuu yhdistyksen pöytäkirjaan | Kyllä | Kyllä |
| Soveltuu kaupparekisteri-ilmoitukseen | Ei suositella | Kyllä |
| Kuukausimaksu | Ei (Bink) | Ei (Bink) |
Bink pöytäkirjan allekirjoittamiseen: miksi juuri se?
Markkinoilla on useita sähköisiä allekirjoituspalveluja, ja useimmat hinnoittelevat palvelunsa kuukausimaksulla. Pöytäkirjoja ei kuitenkaan allekirjoiteta päivittäin. Hallituksen kokouksia pidetään ehkä kerran kuussa tai harvemmin, joten kiinteä kuukausimaksu tarkoittaa usein maksamista tyhjästä. Bink toimii per-allekirjoitus-mallilla: vahva allekirjoitus maksaa 0,70 euroa ja kevyt 0,40 euroa per kappale, ilman kuukausikuluja.
Palvelu on DVV-sertifioitu ja käyttää Telia-tunnistusta, mikä tarkoittaa viranomaistason luotettavuutta tunnistautumisessa. Bink sopii erityisen hyvin yhdistyksille, pk-yrityksille ja hallitustyöskentelyyn, joissa allekirjoitusvolyymi on maltillinen mutta vaatimustaso on korkea. Lisää aiheesta löydät artikkeleista sähköinen allekirjoitus yrityksille ja yhdistyksen allekirjoitus.
Binkiin rekisteröityessäsi saat 2 ilmaista allekirjoitusta kokeiltavaksi ilman luottokorttia tai sitoutumista. Se riittää hyvin ensimmäisen pöytäkirjan allekirjoittamiseen ja palvelun toimivuuden varmistamiseen käytännössä. Jos haluat ensin ymmärtää, miten sähköinen allekirjoitus tehdään vaihe vaiheelta, siitä löytyy oma ohjeensa.
Mitä pöytäkirjan sähköinen allekirjoitus maksaa?
Hinnoittelumalleja on kahdenlaisia: kuukausimaksuun perustuvia ja per-allekirjoitus-malleja. Kuukausimaksullinen palvelu on järkevä silloin, kun allekirjoituksia syntyy paljon ja säännöllisesti, esimerkiksi sopimusten tai tarjousten yhteydessä. Pöytäkirjoihin se harvoin sopii, koska allekirjoitustapahtumia on vähän ja maksu kertyy riippumatta käytöstä.
Per-allekirjoitus-malli on läpinäkyvämpi: tiedät tarkalleen, mitä maksat, ja maksat vain todellisesta käytöstä. Sähköisen allekirjoituksen hinta vaihtelee palvelusta riippuen, mutta Binkin tapauksessa vahva allekirjoitus maksaa 0,70 euroa ja kevyt 0,40 euroa per kappale ilman sitoutumista. Löydät lisää tietoa myös sähköinen allekirjoitus kertamaksulla -artikkeleista, jos haluat vertailla eri maksutapoja tarkemmin.
Näin allekirjoitat pöytäkirjan sähköisesti, 5 askelta
Prosessi on yksinkertainen. Miten sähköinen allekirjoitus tehdään käytännössä, selviää näistä askeleista:
- Rekisteröidy Binkiin ilmaiseksi - tili syntyy minuuteissa, luottokorttia ei tarvita.
- Lataa pöytäkirja PDF-muodossa palveluun - valmis kokouspöytäkirja tai muu asiakirja siirtyy suoraan selaimesta.
- Lisää allekirjoittajat sähköpostiosoitteilla - voit lisätä yhden tai useamman allekirjoittajan kerralla ja valita allekirjoitustason kullekin erikseen.
- Allekirjoittajat saavat linkin sähköpostiin ja tunnistautuvat pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella - jokainen hoitaa oman osuutensa mistä tahansa ja milloin tahansa.
- Valmis, allekirjoitettu pöytäkirja arkistoidaan automaattisesti - saat ilmoituksen, kun kaikki allekirjoitukset on kerätty, ja asiakirja on tallessa palvelussa.
Sama prosessi toimii hallituksen pöytäkirjalle, yhtiökokouksen pöytäkirjalle, yhdistyksen kokouspöytäkirjalle ja myös esimerkiksi vuokrasopimuksen allekirjoitukselle tai tilinpäätöksen allekirjoitukselle.
Voiko hallituksen pöytäkirjan allekirjoittaa sähköisesti?
Kyllä. Sähköinen allekirjoitus on oikeudellisesti pätevä eIDAS-asetuksen (EU 910/2014) nojalla, ja sen hyväksyttävyys koskee myös osakeyhtiön hallituksen pöytäkirjoja. Suosituksena on käyttää vahvaa allekirjoitusta (AdES), jossa henkilöllisyys varmennetaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Mitä allekirjoitustasoa pöytäkirja vaatii?
Se riippuu pöytäkirjatyypistä. Hallituksen pöytäkirjaan, yhtiökokouksen pöytäkirjaan ja kaupparekisteriin toimitettaviin asiakirjoihin suositellaan vahvaa allekirjoitusta (AdES). Yhdistyksen kokouspöytäkirjaan ja sisäisiin muistioihin riittää yleensä kevyt allekirjoitus (SES). Kaupparekisteri-ilmoituksissa vahva allekirjoitus on lähes aina oikea valinta.
Onko sähköinen allekirjoitus pöytäkirjassa laillinen Suomessa?
Kyllä. eIDAS-asetus on EU:n laajuinen ja velvoittaa kaikkia jäsenmaita tunnustamaan sähköiset allekirjoitukset. Suomessa DVV (Digi- ja väestötietovirasto) valvoo ja sertifioi allekirjoituspalveluja. Bink on DVV-sertifioitu palvelu, joten sen tuottamat allekirjoitukset ovat täysin juridisesti päteviä.
Kuinka paljon sähköinen allekirjoitus maksaa pöytäkirjaan?
Binkissä vahva allekirjoitus maksaa 0,70 euroa per kappale ja kevyt allekirjoitus 0,40 euroa per kappale. Kuukausimaksua ei ole. Kaksi ensimmäistä allekirjoitusta saa kokeilla veloituksetta ilman luottokorttia. Monilla muilla palveluilla on kuukausimaksu, joka ei ole kannattava pöytäkirjoihin, joita allekirjoitetaan harvoin.
Miten pöytäkirjan allekirjoittajat tunnistautuvat sähköisesti?
Vahvassa allekirjoituksessa tunnistautuminen tapahtuu suomalaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Bink käyttää Telia-tunnistusta. Kevyessä allekirjoituksessa riittää sähköpostiosoitteen vahvistus. Allekirjoittajat saavat linkin sähköpostiin eikä heidän tarvitse rekisteröityä palveluun itse.
