Isännöintiyrityksessä allekirjoituksia kertyy enemmän kuin yhdessäkään yksittäisessä taloyhtiössä. Hallituksen pöytäkirjat, yhtiökokousten pöytäkirjat, tilinpäätökset, isännöintisopimukset ja urakkasopimukset kulkevat isännöitsijän kautta, usein kymmenien tai satojen taloyhtiöiden puolesta. Paperinen allekirjoituskierros tarkoittaa tulostamista, postittamista, odottelua ja arkistointia, mikä syö työaikaa joka viikko. Sähköinen allekirjoitus poistaa tämän pullonkaulan ja skaalautuu yhtä vaivattomasti kymmenelle kuin sadalle taloyhtiölle. Bink on tähän Suomen edullisin ja monipuolisin palvelu: ei kuukausimaksuja, ei käyttäjäkohtaisia lisenssejä, vain selkeä hinta per allekirjoitus.
Kevyt allekirjoitus
- ALV 0%
- Henkilöllisyys vahvistetaan sähköpostin avulla (SES)
- eIDAS-asetuksen (EU 910/2014) mukainen allekirjoitus
- Ei minimiostorajaa
- Rajaton määrä käyttäjiä
- Kaikki toiminnallisuudet sisältyvät hintaan
Vahva allekirjoitus
- ALV 0%
- Vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella
- Sähköinen allekirjoitus (AdES) eIDAS (EU 910/2014) mukaisesti
- Ei minimiostorajaa
- Rajaton määrä käyttäjiä
- Kaikki toiminnallisuudet sisältyvät hintaan
Ominaisuudet, jotka on tehty isännöinnin volyymiin
Yksittäiselle taloyhtiölle riittää, että pöytäkirjan saa allekirjoitettua. Isännöintiyritys tarvitsee enemmän: tapoja järjestää satoja asiakirjoja, hallita kenellä on pääsy mihinkin ja automatisoida toistuvat vaiheet. Bink on rakennettu juuri tähän, eikä mikään alla olevista ominaisuuksista maksa erikseen, vaan kaikki sisältyvät allekirjoitushintaan.
| Ominaisuus | Mitä se tarkoittaa isännöinnissä |
|---|---|
| Integrointimahdollisuudet | Rajapinnan (API) ja webhookien avulla allekirjoituksen voi liittää osaksi isännöintijärjestelmää tai dokumenttienhallintaa, jolloin allekirjoituspyynnöt lähtevät automaattisesti eikä asiakirjoja tarvitse siirrellä käsin. |
| Kansiorakenne | Asiakirjat järjestyvät omiin kansioihinsa taloyhtiöittäin, joten oikea pöytäkirja tai tilinpäätös löytyy aina sieltä mistä pitääkin, ei sähköpostin liitteiden seasta. |
| Käyttöoikeuksien hallinta | Jokaiselle isännöitsijälle ja assistentille voi antaa pääsyn vain omiin taloyhtiöihinsä. Roolit ja oikeudet hallitaan keskitetysti, mikä pitää tietoturvan kunnossa. |
| Allekirjoittajan poisto kesken prosessin | Jos allekirjoittaja vaihtuu tai estyy, hänet voi poistaa käynnissä olevasta kierroksesta ilman että koko prosessi aloitetaan alusta. |
| Jakeluluettelot hallituksittain | Kullekin taloyhtiölle voi luoda valmiin allekirjoittaja- ja jakelulistan hallituksen mukaan, joten samoja sähköpostiosoitteita ei tarvitse näpytellä joka kerta uudelleen. |
| Yhteystiedot | Hallitusten jäsenten ja muiden allekirjoittajien yhteystiedot tallentuvat talteen, mikä nopeuttaa uuden allekirjoituskierroksen luomista huomattavasti. |
Käytännössä tämä tarkoittaa, että prosessi pysyy hallittuna myös silloin, kun hoidettavia taloyhtiöitä on kymmeniä tai satoja. Lue tarkemmin, miten miten sähköinen allekirjoitus tehdään käytännössä etenee.
Mitkä isännöinnin asiakirjat vaativat allekirjoituksen?
Isännöitsijä on monessa taloyhtiön asiakirjassa allekirjoittajan roolissa. Hallituksen pöytäkirjan voi asunto-osakeyhtiölain (AOYL 7:6) mukaan allekirjoittaa puheenjohtajan rinnalla nimenomaan kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä. Yhtiökokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja valittu pöytäkirjantarkastaja (AOYL 6:23), ja tilinpäätös vaatii toimivaltaisen hallituksen sekä isännöitsijän nimet (Kirjanpitolaki 3:7).
Sähköinen allekirjoitus kelpaa näihin kaikkiin. Se on eIDAS-asetuksen (EU 910/2014) nojalla yhtä pätevä kuin käsin tehty, eikä laki vaadi paperia. Tämä koskee yhtä lailla isännöintisopimuksia ja urakkasopimuksia. Sääntelyn taustaa avataan Kyberturvallisuuskeskuksen sivuilla ja EU:n eIDAS-asetuksen kuvauksessa.
| Asiakirja isännöinnissä | Laki / peruste | Vaaditut allekirjoittajat | Suositeltu allekirjoitustaso |
|---|---|---|---|
| Hallituksen kokouksen pöytäkirja | AOYL 7:6 | Puheenjohtaja + jäsen tai isännöitsijä | Vahva (AdES) |
| Yhtiökokouksen pöytäkirja | AOYL 6:23 | Puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastaja | Vahva (AdES) |
| Taloyhtiön tilinpäätös | Kirjanpitolaki 3:7 | Hallitus ja isännöitsijä | Vahva (AdES) |
| Isännöinti- ja urakkasopimukset | Sopimusvapaus | Sopimuksen osapuolet | Kevyt tai vahva (AdES) |
| Sisäiset muistiot ja todistukset | Ei lakisääteistä vaatimusta | Vapaaehtoinen | Kevyt (SES) |
Kevyt vai vahva allekirjoitus isännöinnin arjessa?
Tasoja on kaksi, ja isännöintiyrityksessä molemmille löytyy päivittäin käyttöä. Kevyt allekirjoitus (SES) nojaa sähköpostiin ja toimii sisäisissä muistioissa ja kevyemmissä asiakirjoissa. Vahvassa allekirjoituksessa (AdES) allekirjoittaja tunnistautuu sähköinen allekirjoitus pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, mikä todentaa henkilöllisyyden varmasti.
Pöytäkirjoihin, tilinpäätöksiin ja rekisteriin liitettäviin asiakirjoihin kannattaa valita vahva taso. Näissä on kyse vastuusta ja todistusvoimasta, joten oikaiseminen kostautuu helposti myöhemmin. Kevyt taso sopii silloin, kun dokumentilla ei ole rekisteröinti- tai todistusvoimavaatimuksia. Tasojen hintaerot näet sivulla sähköisen allekirjoituksen hinta.
| Ominaisuus | Kevyt allekirjoitus (SES) | Vahva allekirjoitus (AdES) |
|---|---|---|
| Tunnistautumistapa | Sähköposti | Pankkitunnukset tai mobiilivarmenne |
| Hinta (Bink) | 0,40 €/kpl | 0,70 €/kpl |
| eIDAS-asetus | Kyllä (SES) | Kyllä (AdES) |
| Soveltuu hallituksen pöytäkirjaan | Rajoitetusti | Kyllä, suositeltu |
| Soveltuu tilinpäätökseen | Rajoitetusti | Kyllä, suositeltu |
| Soveltuu kaupparekisteri-ilmoitukseen | Ei suositella | Kyllä |
| Kuukausimaksu | Ei (Bink) | Ei (Bink) |
Bink isännöintiyritykselle: miksi juuri se?
Isännöinnissä allekirjoitusten määrä on suuri, joten hinnoittelumalli ratkaisee enemmän kuin yksikköhinta. Binkissä vahva allekirjoitus maksaa 0,70 euroa kappaleelta, eikä mukana ole kuukausimaksua tai käyttäjäkohtaisia lisenssejä. Voit lisätä kaikki isännöitsijät ja assistentit käyttäjiksi rajattomasti, koska hinta perustuu tehtyihin allekirjoituksiin, ei henkilömäärään. Kun rekisteröidyt, saat lisäksi 2 ilmaista allekirjoitusta kokeiltavaksi ilman luottokorttia tai sitoutumista.
Tunnistautuminen tapahtuu suomalaisilla pankkitunnuksilla ja mobiilivarmenteella, ja palvelu on DVV-sertifioitu sekä käyttää Telia-tunnistusta. Sama tili taipuu kymmenien tai satojen taloyhtiöiden asiakirjoihin, joten et tarvitse erillistä järjestelmää jokaiselle yhtiölle. Markkinoilla on muitakin palveluja, mutta harva tarjoaa vahvan allekirjoituksen ilman kuukausimaksua ja ilman käyttäjärajoja. Bink toimii yhtä hyvin sähköinen allekirjoitus yrityksille kuin taloyhtiöiden hallinnossa, ja taloushallinnon puolella kannattaa katsoa erikseen tilinpäätöksen allekirjoitus.
Paljonko sähköinen allekirjoitus maksaa isännöintiyritykselle?
Hinnoittelumalleja on kaksi: kiinteä kuukausimaksu tai veloitus per allekirjoitus. Ero korostuu juuri isännöinnissä, jossa volyymi vaihtelee kuukausittain. Kevätkaudella yhtiökokoukset ja tilinpäätökset tuovat piikin, ja muina aikoina allekirjoituksia kertyy vähemmän.
Per-allekirjoitusmalli mukautuu tähän rytmiin itsestään. Maksat vilkkaina kuukausina enemmän ja hiljaisina vähemmän, etkä kanna kiinteää kulua silloinkaan, kun allekirjoituksia ei juuri tule. Vertaa malleja sivulla sähköisen allekirjoituksen hinta tai katso, miten sähköinen allekirjoitus kertamaksulla toimii.
Näin otat sähköisen allekirjoituksen käyttöön isännöintiyrityksessä, 5 askelta
Käyttöönotto ei vaadi projektia eikä integraatioita. Pääset liikkeelle saman päivän aikana:
- Rekisteröidy Binkiin ilmaiseksi, kaksi ilmaista kokeiluallekirjoitusta odottaa heti.
- Järjestä taloyhtiöt omiin kansioihinsa ja luo hallituksittain jakeluluettelot valmiiksi.
- Lataa allekirjoitettava asiakirja PDF-muodossa ja lisää allekirjoittajat valmiilta listalta tai sähköpostiosoitteilla.
- Allekirjoittajat saavat linkin sähköpostiinsa ja tunnistautuvat pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
- Valmis asiakirja arkistoituu automaattisesti oikeaan taloyhtiön kansioon.
Sama kaava toistuu taloyhtiöstä toiseen, joten prosessi pysyy samana riippumatta siitä, hoidatko kymmentä vai sataa yhtiötä.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko isännöitsijä allekirjoittaa pöytäkirjan sähköisesti?
Kyllä. Asunto-osakeyhtiölaki (AOYL 7:6) sallii, että hallituksen pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtajan lisäksi kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä. Vahva sähköinen allekirjoitus täyttää tämän vaatimuksen, eikä erillistä paperiversiota tarvita.
Voiko Binkin yhdistää isännöintijärjestelmään?
Voi. Bink tarjoaa rajapinnan (API) ja webhookit, joiden avulla allekirjoituksen saa osaksi isännöintijärjestelmää tai dokumenttienhallintaa. Allekirjoituspyynnöt voivat lähteä automaattisesti, jolloin asiakirjoja ei tarvitse siirrellä käsin järjestelmästä toiseen.
Miten asiakirjat ja käyttöoikeudet pysyvät järjestyksessä monelle taloyhtiölle?
Binkissä asiakirjat järjestyvät kansioihin taloyhtiöittäin, ja jokaiselle isännöitsijälle voi antaa pääsyn vain omiin yhtiöihinsä. Käyttöoikeudet ja roolit hallitaan keskitetysti, ja hallituskohtaiset jakeluluettelot sekä tallennetut yhteystiedot nopeuttavat uuden kierroksen luomista.
Voiko allekirjoittajan poistaa kesken allekirjoituskierroksen?
Kyllä. Jos allekirjoittaja vaihtuu tai estyy, hänet voi poistaa käynnissä olevasta prosessista ilman että koko kierros aloitetaan alusta. Tämä säästää aikaa erityisesti silloin, kun hallituskokoonpanot elävät.
Mitä sähköinen allekirjoitus maksaa isännöintiyritykselle?
Binkissä vahva allekirjoitus maksaa 0,70 euroa ja kevyt 0,40 euroa kappaleelta, ilman kuukausimaksua tai käyttäjäkohtaisia lisenssejä. Koska veloitus on per allekirjoitus, kustannus seuraa todellista käyttöä myös kausivaihtelussa.
