Taloyhtiön pöytäkirjat, päätökset, valtakirjat ja muut asiakirjat vaativat usein allekirjoituksia useilta henkilöiltä. Perinteisesti tämä on tarkoittanut asiakirjojen tulostamista, skannaamista, postittamista ja arkistointia, mikä hidastaa prosesseja ja lisää hallinnollista työtä.Bink on tähän tarpeeseen suunniteltu sähköisen allekirjoituksen palvelu. Se on Suomen edullisimpia ja samalla monipuolisimpia ratkaisuja taloyhtiöiden, isännöitsijöiden ja osakkaiden käyttöön. Palvelun avulla asiakirjat voidaan allekirjoittaa nopeasti, turvallisesti ja sijainnista riippumatta, mikä tehostaa päätöksentekoa ja vähentää paperityötä.Seuraavaksi käymme läpi, mitä lainsäädäntö sähköisiltä allekirjoituksilta edellyttää ja miten taloyhtiön asiakirjat voidaan allekirjoittaa sähköisesti luotettavasti ja lain vaatimusten mukaisesti.
Kevyt allekirjoitus
- ALV 0%
- Henkilöllisyys vahvistetaan sähköpostin avulla (SES)
- eIDAS-asetuksen (EU 910/2014) mukainen allekirjoitus
- Ei minimiostorajaa
- Rajaton määrä käyttäjiä
- Kaikki toiminnallisuudet sisältyvät hintaan
Vahva allekirjoitus
- ALV 0%
- Vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella
- Sähköinen allekirjoitus (AdES) eIDAS (EU 910/2014) mukaisesti
- Ei minimiostorajaa
- Rajaton määrä käyttäjiä
- Kaikki toiminnallisuudet sisältyvät hintaan
Mitä laki sanoo taloyhtiön asiakirjojen allekirjoittamisesta?
Taloyhtiössä syntyy yllättävän paljon papereita, jotka pitää allekirjoittaa. Hallituksen kokouksesta on asunto-osakeyhtiölain (AOYL 7:6) mukaan laadittava pöytäkirja, jonka allekirjoittaa puheenjohtaja sekä vähintään yksi paikalla ollut hallituksen jäsen tai isännöitsijä. Yhtiökokouksen pöytäkirjan taas allekirjoittavat puheenjohtaja ja kokouksessa valittu pöytäkirjantarkastaja (AOYL 6:23). Lisäksi tilinpäätös vaatii toimivaltaisen hallituksen ja isännöitsijän nimet.
Tärkein kysymys monelle on, kelpaako sähköinen allekirjoitus näihin. Kyllä kelpaa. Sähköinen allekirjoitus on oikeudellisesti yhtä pätevä kuin käsin tehty eIDAS-asetuksen (EU 910/2014) nojalla, eikä laki edellytä paperia tai mustetta. Voit lukea aiheesta lisää Kyberturvallisuuskeskuksen sivuilta ja EU:n eIDAS-asetuksen kuvauksesta.
| Asiakirja taloyhtiössä | Laki / peruste | Vaaditut allekirjoittajat | Suositeltu allekirjoitustaso |
|---|---|---|---|
| Hallituksen kokouksen pöytäkirja | AOYL 7:6 | Puheenjohtaja + yksi jäsen tai isännöitsijä | Vahva (AdES) |
| Yhtiökokouksen pöytäkirja | AOYL 6:23 | Puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastaja | Vahva (AdES) |
| Taloyhtiön tilinpäätös | Kirjanpitolaki 3:7 | Hallitus ja isännöitsijä | Vahva (AdES) |
| Isännöinti- ja urakkasopimukset | Sopimusvapaus | Sopimuksen osapuolet | Kevyt tai vahva (AdES) |
| Sisäinen muistio tai työryhmän muistio | Ei lakisääteistä vaatimusta | Vapaaehtoinen | Kevyt (SES) |
Kevyt vai vahva allekirjoitus taloyhtiön papereihin?
Sähköinen allekirjoitus tulee kahdessa tasossa, ja taloyhtiössä molemmille on paikkansa. Kevyt allekirjoitus (SES) perustuu sähköpostiin ja riittää sisäisiin muistioihin, kevyisiin sopimuksiin ja pienen yhtiön epävirallisempiin asiakirjoihin. Vahvassa allekirjoituksessa (AdES) tunnistaudut sähköinen allekirjoitus pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, jolloin allekirjoittajan henkilöllisyys on todennettu varmasti.
Käytännön nyrkkisääntö on selkeä. Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjoihin sekä tilinpäätökseen kannattaa valita vahva allekirjoitus, koska niissä on kyse vastuusta ja todistusvoimasta. Jos pöytäkirja liitetään kaupparekisteri-ilmoitukseen tai pankin vaatimiin dokumentteihin, vahva allekirjoitus on käytännössä ainoa oikea valinta. Tasojen ero näkyy myös hinnassa, johon pääset käsiksi sivulla sähköisen allekirjoituksen hinta.
| Ominaisuus | Kevyt allekirjoitus (SES) | Vahva allekirjoitus (AdES) |
|---|---|---|
| Tunnistautumistapa | Sähköposti | Pankkitunnukset tai mobiilivarmenne |
| Hinta (Bink) | 0,40 €/kpl | 0,70 €/kpl |
| eIDAS-asetus | Kyllä (SES) | Kyllä (AdES) |
| Soveltuu hallituksen pöytäkirjaan | Rajoitetusti | Kyllä, suositeltu |
| Soveltuu yhtiökokouksen pöytäkirjaan | Rajoitetusti | Kyllä, suositeltu |
| Soveltuu kaupparekisteri-ilmoitukseen | Ei suositella | Kyllä |
| Kuukausimaksu | Ei (Bink) | Ei (Bink) |
Bink taloyhtiön allekirjoituksiin: miksi juuri se?
Vahva allekirjoitus maksaa Binkissä 0,70 euroa kappaleelta, eikä mukana ole kuukausimaksuja tai sitoutumista. Maksat siis vain niistä allekirjoituksista, joita oikeasti teet. Taloyhtiölle tämä on iso etu, koska pöytäkirjoja ja tilinpäätöksiä allekirjoitetaan muutaman kerran vuodessa, ei joka päivä. Kun rekisteröidyt Binkiin, saat lisäksi 2 ilmaista allekirjoitusta kokeiltavaksi ilman luottokorttia tai sitoutumista.
Tunnistautuminen hoituu suomalaisilla pankkitunnuksilla ja mobiilivarmenteella, ja palvelu on DVV-sertifioitu sekä käyttää Telia-tunnistusta. Toki markkinoilla on muitakin palveluja, mutta harva tarjoaa vahvan allekirjoituksen ilman kuukausimaksua tähän hintaan. Bink taipuu yhtä hyvin sähköinen allekirjoitus yrityksille kuin taloyhtiöiden ja yhdistyksen allekirjoitus tarpeisiin. Jos haluat nähdä koko prosessin vaihe vaiheelta, katso ohje miten sähköinen allekirjoitus tehdään, ja taloyhtiön kirjanpitoon liittyen erikseen tilinpäätöksen allekirjoitus.
Paljonko taloyhtiön sähköinen allekirjoitus maksaa?
Hinnoittelussa on kaksi koulukuntaa. Osa palveluista veloittaa kiinteän kuukausimaksun, osa laskuttaa per allekirjoitus. Taloyhtiölle ero on merkittävä. Kun allekirjoitettavia papereita kertyy vain hallituksen kokousten, yhtiökokouksen ja tilinpäätöksen verran, kuukausimaksu jää useimmiten makselluksi tyhjästä.
Per-allekirjoitusmalli on siksi taloyhtiön kannalta yleensä järkevin. Pienikin yhtiö maksaa täsmälleen siitä, mitä käyttää, eikä budjettiin jää roikkumaan kiinteää kulua. Vertaa malleja rauhassa sivulla sähköisen allekirjoituksen hinta tai katso, miten sähköinen allekirjoitus kertamaksulla toimii käytännössä.
Näin allekirjoitat taloyhtiön pöytäkirjan sähköisesti, 5 askelta
Kun pöytäkirja on valmis, koko allekirjoituskierros vie muutaman minuutin. Näin etenet:
- Rekisteröidy Binkiin ilmaiseksi, kahdella ilmaisella kokeiluallekirjoituksella pääset heti liikkeelle.
- Lataa pöytäkirja PDF-muodossa palveluun.
- Lisää allekirjoittajat sähköpostiosoitteilla, esimerkiksi puheenjohtaja, hallituksen jäsen ja isännöitsijä.
- Allekirjoittajat saavat linkin sähköpostiinsa ja tunnistautuvat pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
- Valmis, allekirjoitettu pöytäkirja arkistoituu automaattisesti ja löytyy aina samasta paikasta.
Sama kaava toimii yhtä hyvin yhtiökokouksen pöytäkirjaan, tilinpäätökseen ja sopimuksiin. Tarkemman läpikäynnin löydät ohjeesta miten sähköinen allekirjoitus tehdään.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko taloyhtiön hallituksen pöytäkirjan allekirjoittaa sähköisesti?
Kyllä. Asunto-osakeyhtiölaki ei vaadi käsin tehtyä allekirjoitusta, vaan edellyttää puheenjohtajan ja vähintään yhden jäsenen tai isännöitsijän allekirjoitusta. Vahva sähköinen allekirjoitus täyttää tämän vaatimuksen täysin.
Onko sähköinen allekirjoitus taloyhtiössä laillinen?
On. Sähköinen allekirjoitus on eIDAS-asetuksen (EU 910/2014) nojalla yhtä pätevä kuin perinteinen allekirjoitus. Vahva allekirjoitus pankkitunnuksilla tarjoaa lisäksi vahvan todistusvoiman allekirjoittajan henkilöllisyydestä.
Tarvitseeko taloyhtiön pöytäkirja vahvan vai kevyen allekirjoituksen?
Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjoihin sekä tilinpäätökseen suositellaan vahvaa allekirjoitusta. Kevyt allekirjoitus riittää sisäisiin muistioihin ja kevyempiin asiakirjoihin, joilla ei ole rekisteröinti- tai todistusvoimavaatimuksia.
Mitä taloyhtiön sähköinen allekirjoitus maksaa?
Binkissä vahva allekirjoitus maksaa 0,70 euroa ja kevyt 0,40 euroa kappaleelta, ilman kuukausimaksua. Koska taloyhtiössä allekirjoituksia tehdään vain muutaman kerran vuodessa, per-allekirjoitusmalli tulee yleensä edullisemmaksi kuin kiinteä kuukausimaksu.
Kuka taloyhtiön pöytäkirjan allekirjoittaa?
Hallituksen pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja vähintään yksi paikalla ollut jäsen tai isännöitsijä. Yhtiökokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja kokouksessa valittu pöytäkirjantarkastaja. Binkissä voit lisätä kaikki allekirjoittajat samaan kierrokseen kerralla.
