Sähköinen allekirjoitus yhdistykselle

Yhdistystoiminnassa pyörii yllättävän paljon paperia. Kokouskutsut, pöytäkirjat, sopimukset, valtakirjat ja tilinpäätökset vaativat kaikki allekirjoituksia, usein monelta henkilöltä. Kun hallituksen jäsenet asuvat eri paikkakunnilla tai kokoontuvat harvoin, perinteinen paperikierros voi venyä viikkojen mittaiseksi. Sähköinen allekirjoitus yhdistykselle ratkaisee tämän ongelman: asiakirjat saa allekirjoitettua minuuteissa, vaikka allekirjoittajat olisivat eri puolilla Suomea. Bink.fi tarjoaa tähän erityisen kustannustehokkaan ratkaisun, joka sopii erinomaisesti juuri yhdistysten tarpeisiin.

Miksi yhdistyksen kannattaa siirtyä sähköiseen allekirjoitukseen?

Monet yhdistykset toimivat vapaaehtoisvoimin, ja hallituksen jäsenillä on usein kiireinen arki töiden ja perheen parissa. Paperisten asiakirjojen postittaminen edestakaisin vie aikaa, maksaa rahaa ja aiheuttaa turhaa vaivaa. Kun yhdistys ottaa käyttöön sähköisen allekirjoituksen, hallinnollinen taakka kevenee huomattavasti.

Käytännön hyödyt yhdistykselle ovat selkeät:

• Nopeus: Kokouspöytäkirja tai sopimus lähtee allekirjoitettavaksi saman tien kokouksen jälkeen. Allekirjoittajat voivat hoitaa oman osuutensa puhelimella tai tietokoneella minuuteissa.
• Kustannussäästöt: Ei tulostus-, postitus- tai skannauskuluja. Binkin sähköisen allekirjoituksen hinta lähtee vain 0,40 eurosta per allekirjoitus, eikä kiinteitä kuukausimaksuja ole lainkaan.
• Arkistointi: Allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat automaattisesti pilvipalveluun, jossa ne ovat turvassa ja helposti löydettävissä vuosienkin jälkeen.
• Turvallisuus: Sähköisesti allekirjoitettu dokumentti on jäljitettävissä, eikä sitä voi muokata allekirjoituksen jälkeen ilman, että se huomataan.

Mitä asiakirjoja yhdistys voi allekirjoittaa sähköisesti?

Käytännössä lähes kaikki yhdistyksen asiakirjat sopivat sähköiseen allekirjoitukseen. Yleisimpiä ovat:

• Hallituksen kokouspöytäkirjat ja vuosikokousten pöytäkirjat
• Yhdistyksen sopimukset (esimerkiksi tilavuokrat, yhteistyösopimukset ja hankinnat)
• Tilinpäätösten allekirjoitus
• Valtakirjat ja valtuutukset
• Jäsenhakemuslomakkeet, kun tarvitaan allekirjoitus
• Vuokrasopimukset, jos yhdistyksellä on omat tilat

Huomionarvoista on, että yhdistysrekisteriin tehtävät ilmoitukset saattavat vaatia tietyissä tapauksissa vahvaa tunnistautumista. Myös Maanmittauslaitos on omaksunut sähköiset allekirjoitukset osaksi omia prosessejaan, mikä kertoo siitä, miten laajalle digitaalinen allekirjoittaminen on levinnyt myös viranomaisasioinnissa.

Kevyt vai vahva allekirjoitus: kumpi sopii yhdistykselle?

Binkin palvelussa on kaksi vaihtoehtoa, ja molemmilla on oma käyttötarkoituksensa yhdistystoiminnassa.

Kevyt allekirjoitus (0,40 €/kpl) riittää moneen yhdistyksen arkiseen tilanteeseen. Siinä allekirjoittajan henkilöllisyys vahvistetaan sähköpostiosoitteen avulla. Tämä on eIDAS-asetuksen (EU 910/2014) mukainen yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (SES), ja se soveltuu hyvin esimerkiksi sisäisiin pöytäkirjoihin, jäsensopimusten hyväksymiseen ja arjen dokumentteihin.

Vahva allekirjoitus (0,70 €/kpl) perustuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella tehtävään tunnistautumiseen. Tämä on edistynyt sähköinen allekirjoitus (AdES), joka sopii tilanteisiin, joissa allekirjoittajan henkilöllisyydestä pitää olla ehdoton varmuus. Yhdistyksen kannalta vahva allekirjoitus on erityisen hyödyllinen esimerkiksi tilinpäätöksiä, virallisia sopimuksia tai kiinteistökauppaan liittyviä asiakirjoja allekirjoitettaessa.

Tarkempia ohjeita allekirjoitusprosessista löydät Binkin oppaasta: miten sähköinen allekirjoitus tehdään.

Sähköinen allekirjoitus yhdistykselle käytännössä: näin pääset alkuun

Binkin palvelun käyttöönotto on tehty mahdollisimman yksinkertaiseksi, mikä on erityisen tärkeää yhdistyksille, joissa ei välttämättä ole erillistä IT-vastaavaa.

1. Rekisteröidy Binkiin osoitteessa bink.fi. Saat heti kaksi ilmaista allekirjoitusta käyttöösi ilman luottokorttitietoja tai minkäänlaisia sitoumuksia. Tämä on erinomainen tapa testata, miten palvelu toimii yhdistyksesi arjessa.
2. Lataa asiakirja palveluun. Se voi olla esimerkiksi PDF-muotoinen pöytäkirja tai sopimus.
3. Lisää allekirjoittajat sähköpostiosoitteella. Voit määrittää myös allekirjoitusjärjestyksen, jos esimerkiksi puheenjohtajan tulee allekirjoittaa ennen muita hallituksen jäseniä.
4. Lähetä allekirjoituspyyntö. Jokainen allekirjoittaja saa sähköpostiinsa kutsun, ja allekirjoitus onnistuu suoraan selaimella ilman erillisiä sovelluksia.
5. Arkistoi valmis dokumentti. Allekirjoitettu asiakirja tallentuu Binkin palveluun kansiorakenteeseen, josta se on helposti löydettävissä myöhemmin.

Prosessi on siis hyvin suoraviivainen. Lisää käytännön vinkkejä sähköiseen allekirjoittamiseen löydät Binkin vinkit ja oppaat -osiosta.

Yhdistysten erityistilanteet ja sähköinen allekirjoitus

Yhdistystoiminnassa on muutamia erityispiirteitä, jotka on hyvä huomioida sähköistä allekirjoitusta valitessa.

Ensinnäkin yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus on usein rajattu tiettyihin henkilöihin, kuten puheenjohtajaan yhdessä sihteerin kanssa. Binkin palvelussa allekirjoitusjärjestys voidaan määrittää niin, että se vastaa yhdistyksen sääntöjen mukaista nimenkirjoitusjärjestystä. Tämä on tärkeä yksityiskohta, jota monet kilpailevat palvelut eivät tarjoa yhtä joustavasti.

Toiseksi monella yhdistyksellä on käytössä rajallinen budjetti. Binkin hinnoittelumalli, jossa maksetaan ainoastaan käytetyistä allekirjoituksista ilman kuukausimaksuja, sopii tähän erinomaisesti. Pieni yhdistys, joka allekirjoittaa ehkä kymmenen asiakirjaa vuodessa, maksaa vuositasolla vain muutamia euroja. Se on murto-osa siitä, mitä postitus- ja tulostuskulut veisivät.

Kolmanneksi yhdistysten hallitukset vaihtuvat säännöllisesti. Koska Binkissä käyttäjätunnusten määrä on rajaton eikä niistä makseta erikseen, uudet hallituksen jäsenet saadaan lisättyä palveluun vaivattomasti. Samoin toimintaa voidaan laajentaa niin, että myös sähköistä allekirjoitusta hyödynnetään yritysmäisemmin, jos yhdistyksen toiminta kasvaa.

eIDAS ja lainmukaisuus: yhdistyksen ei tarvitse huolehtia

Sähköinen allekirjoitus yhdistykselle on täysin laillinen ja turvallinen vaihtoehto perinteiselle kynäallekirjoitukselle. Binkin palvelu noudattaa EU:n eIDAS-asetusta (910/2014), joka takaa sähköisten allekirjoitusten juridisen pätevyyden kaikissa EU-maissa. Vahvan allekirjoituksen autentikoinnissa käytetään Telian tunnistuspalvelua, ja palvelu on Digi- ja väestötietoviraston mukaisen sertifioinnin piirissä.

Lisäksi Bink on GDPR-yhteensopiva, mikä tarkoittaa sitä, että yhdistyksen jäsenten ja sidosryhmien henkilötiedot käsitellään tietoturvallisesti eurooppalaisten tietosuojavaatimusten mukaisesti. Tämä on asia, josta jokaisen vastuullisen yhdistyksen kannattaa huolehtia.

Usein kysytyt kysymykset

Onko sähköinen allekirjoitus juridisesti pätevä yhdistyksen asiakirjoissa?

Kyllä. EU:n eIDAS-asetuksen (910/2014) mukaisella sähköisellä allekirjoituksella on juridinen pätevyys, eikä sitä voida hylätä oikeudellisissa yhteyksissä pelkästään sähköisen muotonsa vuoksi. Yhdistys voi käyttää sähköistä allekirjoitusta esimerkiksi pöytäkirjojen, sopimusten ja valtakirjojen allekirjoittamiseen.

Paljonko sähköinen allekirjoitus maksaa yhdistykselle?

Bink.fi-palvelussa kevyt sähköinen allekirjoitus maksaa 0,40 € per kappale ja vahva allekirjoitus pankkitunnuksilla 0,70 € per kappale (ALV 0 %). Kiinteitä kuukausimaksuja ei ole, joten yhdistys maksaa ainoastaan käytetyistä allekirjoituksista. Lisätietoja löydät sähköisen allekirjoituksen hinta -sivulta.

Mikä ero on kevyellä ja vahvalla sähköisellä allekirjoituksella?

Kevyessä allekirjoituksessa henkilöllisyys vahvistetaan sähköpostin avulla, ja se soveltuu esimerkiksi yhdistyksen sisäisiin dokumentteihin. Vahvassa allekirjoituksessa käytetään pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta tunnistautumiseen, mikä tekee siitä sopivan myös virallisempiin asiakirjoihin.

Voiko yhdistyksen hallituksen kokouspöytäkirjan allekirjoittaa sähköisesti?

Kyllä. Yhdistyksen kokouspöytäkirjat, hallituksen päätöspöytäkirjat ja muut viralliset dokumentit voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa prosessia merkittävästi, kun hallituksen jäsenten ei tarvitse olla fyysisesti samassa paikassa.

Voiko sähköistä allekirjoitusta kokeilla ilmaiseksi?

Kyllä. Kun rekisteröidyt Bink.fi-palveluun, saat kaksi ilmaista allekirjoitusta käyttöösi ilman luottokorttitietoja tai sitoumuksia. Näin pääset testaamaan palvelun toimivuutta yhdistyksesi tarpeisiin ennen ostopäätöstä.